نموذج تقرير يومي عن سير العمل هو من الأشياء الضرورية التي تعمل على تقديم تقارير عن مدى التزام الموظفين بأداء أعمالهم طبقا للتوصيف الوظيفي الموضوع لهم، أيضا متابعة العملية التشغيلية للمؤسسة حتى يتم التأكد من تطبيق اللوائح والأوامر بشكل صحيح.
كيفية تصميم تقرير يومي عن سير العمل
هناك خطوات محددة لعمل تصميم لتقرير يومي عن سير العمل، فالهدف الرئيسي من ذلك النموذج هو تقديم تقرير يفيد بالأعمال التي تم الانتهاء منها يوميا من قبل الموظفين لذلك يجب أن يتم وضعه بشكل صحيح للحصول على تقارير ذات نتائج موضوعية ويمكن الاستعانة بالخطوات التالية:
- هناك العديد من الأهداف وراء عمل التقارير لذلك يجب في البداية أن يتم توضيح الغرض من التقرير فأحيانا يكون الغرض من التقرير هو طرح أفكار جديدة لتطوير سير العمل أو توضيح بعض النقاط التي من شأنها مساعدة الإدارة العليا في اتخاذ قرارات معينة لذلك بناء على الهدف من التقرير سيتم وضع تصميم النموذج.
- غالبا ما يتم تصميم نموذج سير العمل بناء على المعلومات الموجودة في سجلات الشركة.
- هناك عدة نقاط يجب الانتباه لها عند تصميم نموذج سير العمل وهي مراعاة تسلسل الأحداث أي يجب أن يتم مراعاة خطوات تنفيذ المهام في دائرة العملية التشغيلية حتى يتم التقييم بشكل صحيح، أيضا يجب أن يرفق بالتقرير بعض الرسوم البيانية التي تعمل على توضيح النتائج.
- من البيانات الرئيسية التي يجب أن تكون في مقدمة التقرير هي عنوان التقرير والذي يدل على الغرض من التقرير، رقم التقرير والذي يتم وضعه بناء على جدول التقارير التي يتم تقديمها سواء بشكل يومي أو أسبوعي أو شهري وهكذا، اسم الشخص المسئول عن تقديم التقرير، تاريخ تقديمه.
- يجب أن يتضمن التقرير ما هي الأعمال التي تم الانتهاء منها وما هي الأعمال التي لم تنجز بعد البحث عن أسباب تأخرها وذكرها بالتقرير.
- مراعاة قواعد التنسيق في التقرير من حيث حجم الخط والمسافات بين السطور والعناوين وتسلسلها.
- قبل تقديم التقرير يجب على الشخص المسئول عن عمل التقرير بمراجعة صحة المعلومات التي قام بكتابتها
- يجب وضع مساحة في نهاية التقرير حتى يتسنى للإدارة أن تقوم بكتابة القرارات المتخذة.
شاهد ايضًا : تقرير عن سير العمل في المدرسة
أهمية عمل تقرير يومي عن سير العمل
هناك أهمية كبيرة لعمل تقرير يومي عن سير العمل لا تقتصر فقط على مساعدة الإدارة بل إنها أيضا ذات أهمية للموظفين ويمكن التعرف على أهمية التقرير من خلال النقاط التالية:
- يقدم التقرير اليومي تقييم موضوعي للموظفين، حيث أنه يقدم معلومات عن الأعمال التي تم الانتهاء منها ودور كل موظف في إنجازها.
- تقييم معدلات الإنتاج ومقارنتها بالمعدلات الموضوعة مسبقا وذلك من خلال متابعة نتائج النشاط الخاص بالمؤسسة.
- تقييم التزام الموظفين بمواعيد الحضور والانصراف وأيضا تحقيقهم لمعدلات الإنتاج المطلوبة والذي يعطي معلومات للإدارة لتقييم أداء المؤسسة.
- حصر الأعمال التي تم الانتهاء منها والأعمال التي لم يتم إنجازها بعد وأيضا البحث عن أسباب تأخرها والمشاكل التي تواجه الموظفين أثناء القيام بمهامهم اليومية ذلك يتيح للإدارة التوصل إلى قرارات تفيد بتسهيل وتسريع العملية التشغيلية والتوصل إلى الحلول اللازمة.
- يمكن تقييم انتماء الموظفين من خلال التقرير وذلك يساعد في التعرف على مدى نجاح المؤسسة في إدارة الموارد البشرية بشكل جيد.
- تقرير سير العمل يمكنه إظهار نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات الداخلية للمؤسسة.
شاهد ايضًا : خطوات كتابة التقرير
وفي نهاية مقالنا عزيزي القارئ نتمنى أن نكون قد قدمنا لكم المعلومات اللازمة للقيام بعمل نموذج تقرير يومي عن سير العمل وأهميته للإدارة والموظفين داخل المؤسسات المختلفة.
