تسعى أى مؤسسة أو شركة الى الاجتماعات بشكل دائم كل فترة لبحث خطط الشركة القادمة، وما وصل اليه تنفيذ الخطط والمشاريع السابقة، وأيضا من أجل اتخاذ قرارات جديدة وخطوات أخرى في مستقبل الشركة.
ويسعى المسئول الأول عن أى شركة الى الاجتماع بموظفيه ومديرى الفروع، ويتم ذلك من خلال دعوة رسمية للاجتماع.
أهمية الاجتماعات في الشركة :
- الاجتماع في الشركة هو تطبيق علمى لمبدأ المشاركة في الادارة، حت تستفيد الشركة من الأراء المختلفة، كما أن الاجتماع يكون بين عقول وثقافات مختلفة.
- وتؤدى تلك المشاركة الى اتخاذ عدة قرارات ادارية تتعلق بتخطيط العمل ومراقبة تنفيذه، وليس شرط أن تكون تلك المشاركة كلية بل من الممكن أن تكون جزئية تتعلق ببعض الخطوات التي تمر بها عملية اتخاذ القرار.
الدعوة الالكترونية للاجتماع :
- أصبح جزء كبير في الفترات الحالية من دعوات الاجتماعات، عبارة عن دعوات الكترونية تتم عبر وسائل التواصل الاجتماعى فيس بوك أو تويتر.
كيفية عمل دعوة الكترونية :
- هناك زر “دعوة” يتواجد في أسفل صورة الغلاف الخاصة بمستخدم الفيس بوك، ثم اختيار من قائمة الأصدقاء، المطلوب دعوتهم للاجتماع، وسيتم ابرغهم عبر اشعار الفيس بوك.
عمل دعوة الكترونية من خلال الهاتف المحمول :
- يتم ذلك من خلال النقر على خانة المناسبات عبر هاتفك، ثم انشاء مناسبة خاصة يتم من خلالها الدعوة للاجتماع، ثم اكتب اسم المناسبة والتوقيت والوصف، ثم الضغو على زر انشاء وسيتمكن بعدها كافة المدعوون من رؤيت المناسبة التى تحمل الدعوة الالكترونية للاجتماع.
نموذج لدعوة الكترونية لاجتماع مديرى الفروع :
- التاريخ: …/ … / ….
السيد/: ……… المحترم/
الموضوع: دعوة لحضور اجتماع مجلس ادارة الشركة بجميع اعضائها.
تحية طيبة وبعد …
يسعدنى دعوة حضراتكم لحضور اجتماع مجلس الادارة لشركة ….. والمقرر عقده في تمام الساعة … من صباح يوم ……… الموافق ……………، بمقر …. بالشركة، وذلك لاتخاذ القرارات الأتية.
انتخاب رئيس لمجلس ادارة الشركة ونائب للرئيس
تعيين امين السر للشركة
أي أمور أخرى تطرأ.
مع كامل الاحترام والتقدير
التوقيع ……..
مميزات دعوة الاجتماع :
- دعوات الاجتماع توضح للجميع من هم المدعوون ومكان وزمان الاجتماع ، وتوضح البنود الذى سيقوم عليها الاجتماع .
- تمكن دعوة الاجتماع الاستعداد المناسب للمدعوون من حيث تجهيز ما الموضوعات التى يحتاجها الاجتماع والبيانات والاستشارات اللازمة.
- يمكن المدعوون من خلال دعوات الاجتماع من اجراء الاتصالات اللازمة بعملاء الشركة لاخبارهم بالاجتماع والنتائج المحتملة له.
اتجاهات الاجتماعات :
- قد يأخذ الاجتماع اتجاه المناقشة والحديث والاصرار على الخروج بالنتائج اللازمة.
- الاجتماع قد يأخذ اتجاه المناقشة وبحض المواضيع دون الخروج بنتائج مناسبة والحاجة الى اجتماعات أخرى.
- الاتجاه الثالث هو تأجيل الاجتماع أو عقد اجتماع آخر بعد دراسة بعض بنود الموضوع.
أبرز المشكلات التى تواجه دعوة الاجتماع :
- عدم ذكر بعض المدعوون أو تجاهلم، بالاضافة الى عدم توضح بعض المعلومات الخاصة بالاجتماع مثل المدة.
- أيضا عدم ذكر أسباب الاجتماع والاكتفاء فقط بتسميته، مما يسبب مشكلة للمدعوون الاستعداد والتجهيز للاجتماع، وهذا في حالة ما يكون الاجتماع عاديا وليس سريا أو عاجلا أو اضطراريا
