طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية
طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية عبر موقع فكرة fekera.com، في بعض الاحيان يكون الشخص مطالب بتوجيه خطاب الى جهة حكومية ما يتضمن إفادة او طلب او شكوى او غير ذلك، وقد يتساءل عن الطريقة الصحيحة والمثالية لكتابة هذا الخطاب وعن الاسلوب المناسب وكيفية الصياغة، واليوم سنقوم من خلال هذا المقال بعرض طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية، والخطوات المتبعة لكتابته بدقة وبشكل صحيح وافضل صياغة يمكن الكتابة بها، فتابعونا.
شكل الخطاب الرسمي لجهة حكومية
- الكتابة لابد وان تكون على ورق ابيض او اصفر سادة، ويمكن ان يتضمن الورق صورة من شعار الجهة الموجه اليها.
- لا يجوز ان يكون الخطاب متضمنًا اي شئ غير كلمات الخطاب فيمنع رسم اي اشكال او وجود اي صور او اطارات في الخطاب.
- الكتابة على برنامج الوورد word تكون افضل وأوضح، ويفضل ان يكون الخط المكتوب به Arial، وحجم الخط 16.
- اذا كان الخطاب مكتوبًا بخط اليد فلا يفضل الكتابة بأي لون بخلاف القلم الازرق.
- لابد وان يكون هناك مسافة بين النقاط المتتالية والسطر والذي يليه تتراوح بين نصف سطر وسطر ونصف.
- يفضل بدء كتابة الخطاب من منتصف الصفحة.
اقرأ ايضًا : كيفية تقديم خطاب بلاغ الهروب
طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية
- في اعلى الخطاب يقوم المرسل بكتابة عنوان اقامته بشكل مفصل بدايًة من اسم الشارع مرورًا بإسم المدينة ثم الرمز البريدي.
- بعد سطرين من العنوان يقوم الشخص ببداية الخطاب اولًا بالتحية، فيقول مثلًا السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
- وفي السطر التالي يكتب اسم الشخص المرسل اليه الخطاب ويحييه فيقول السيد/….. تحية طيبة وبعد،
- بعد سطرين يبدأ بكتابة فحوى خطابه، ويعرض ما يود قوله بطريقة واضحة وسلسة وغير مطولة، ويمكنه عرض نقاطه في سطور منفصلة ومتتالية.
- بعد ذلك ستقوم بكتابة خاتمة الخطاب فتكتب اي كلمات شكر وثناء مثل ولكم جزيل الشكر، او مع كامل تقديري وشكري لكم.
- ثم تكتب اسمك الرباعي او اسم الجهة المرسلة بجانب عبارة مرسله لسيادتكم/……، ثم تقوم بالتوقيع بالاسفل، في حالة وجود اختام توضع اسفل الخاتمة بثلاثة اسطر.
- وعلى اليسار بالاسفل تكتب تاريخ الارسال كاملًا باليوم والشهر والسنة التي تم تحرير الخطاب بهم.
اقرأ ايضًا : صيغة خطاب تنازل عن مؤسسة او شركة
الصياغة الصحيحة لكتابة الخطاب الرسمي
- ان تكون الكلمات واضحة وغير معقدة او غامضة، ولابد وان يكون الكلام مكتوب بشكل دقيق وسليم.
- ان تكون طريقة الكلام صادقة و بليغة ومقنعة، وان تكون الافكار مطروحة بشكل بسيط ومعبر، ومسرودة بطريقة مرتبة ومنسقة.
- تجنب كتابة المحسنات البديعية والابتعاد عن الكلام الادبي والنثري والابيات الشعرية تمامًا، وايضًا عدم التكلم بلغة المشاعر والعواطف.
- الايجاز غير المُخل، بحيث يتم توضيح كل النقاط باختصار وبغير تطويل.
- اذا كان الخطاب هو رد على خطاب اخر فيتم الرد على كل نقطة في الخطاب الاول بشكل منفصل وبنفس الترتيب.
اقرأ ايضًا : الاستعلام عن خطاب مصدق
نموذج خطاب رسمي لشركة
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أما بعد ….
إلى السيد مدير إدارة شركة/ ……
تحية طيبة وبعد….
أتشرف بأن أحيط سيادتكم علمًا بأنه…………
ولكم جزيل الشكر
مٌقدمه لسيادتكم/ …….. الموظف بقسم/……….
في الموافق من …/…./…..
التوقيع/ ــ…..
في حالة وجود اي استفسار عن كيفية ارسال خطاب الى جهة حكومية، يُرجى ترك تعليق اسفل المقال وسنقوم بالرد عليكم في اقرب وقت.