تعريف-الأرشفة-الإلكترونية

الأرشفة

هي عملية حفظ مجموعة من السجلات، ويسمى مكان حفظ هذه السجلات بالأرشيف أيضًا، وتكون الأرشيفات أو السجلات عبارة عن ثمرة عمل شخص ما أو مؤسسة خلال حياته، وعلى العموم يتم اختيار السجلات المراد أرشفتها من أجل التخزين الدائم، ولا تنشر السجلات المحفوظة عادةً في أي وسائل نشر كالمجلات وغيرها، وتكون الأرشيفات ذات محتوى فريد من نوعه ولا يوجد منه نسخة ثانية، وذلك عكس المكتبات التي تحوي عددًا من النسخ لكتاب واحد مثلًا، وكانت الأرشفة قديمًا تحفظ سجلات ورقية أو رُقم طينية، وفي العصر الحالي ومع التطور الكبير لتكنولوجيا المعلومات ظهر مفهوم الأرشفة الإلكترونية، وستحدث هذا المقال عن نظم المعلومات ومعالجة الأرشفة وتعريف الأرشفة الإلكترونية وبعض المعلومات عنها.^[١]

معالجة الأرشفة

تعرف عملية معالجة الأرشفة بأنّها العملية الأولى لبناء الأرشيف حيث يتم جمع ومسح وترتيب والحفاظ على كل السجلات والمعلومات الخاصة بالأرشيف ويسمى الشخص القائم على هذا العمل بمعالج الأرشفة، حيث تبدأ العملية بتلقي المعلومات والبيانات بشكل دوري وبعدها يقوم بترتيب وتنظيم البيانات على أساس موحد وأغلب الأرشيفات والمحفوظات تكون مرتبة ومنظمة لسهولة التعامل معها ووصفها بشكل جيد ولكن يتخلف معيار تنظيم المحفوظات من منشأة إلى أخرى حيث يوجد بعض المعايير نظم المعلومات، حيث إنّها مجموعة واسعة من المكونات المادية لتخزين وجمع ومعالجة البيانات، وتوفير هذه المعلومات والمنتجات الرقمية عند حاجتها بسرعة وموثوقية عالية، وفي الوقت الحالي تعتمد معظم الشركات والمؤسسات المتطورة على أنظمة المعلومات لتخزين وإدارة المعلومات والعمليات والتفاعل مع العملاء والترويج لمنتجاتها، وقد أصبحت بعض الشركات مبنية بالكامل على نظم المعلومات لتوفير السلع والبضائع عبر الإنترنت، ولهذا الغرض ظهرت محركات البحث الكبيرة والكثير من المواقع التي توفر خدمات المعلومات، والتي أصبحت شيئًا أساسيًا في حياة البشر.^[٣]

بسبب هذا التطور الكبير لنظم المعلومات وسهولة استخدامها وتداولها، تم الاستفادة منها لحفظ المعلومات والوثائق لتوفيرها للعملاء، وأيضًا لحفظ التاريخ على شكل بيانات معالجة من قبل أنظمة المعلومات التي تتكون من أجهزة الكومبيوتر والأقراص الصلبة والسيرفرات وقواعد البيانات التي يتم تخزين المعلومات بها والاحتفاظ بها على شكل بيانات الأرشفة، حيث أصبح لكل مكتبة وموقع تاريخي وحضارة مستودع بيانات خاص بها، ويتم بذلك حفظ الثقافات والتاريخ الخاص بهذه المواقع فيه، ويبقى من المهم معرفة تعريف الأرشفة الإلكترونية باعتبارها الصورة الحديثة للأرشفة.^[٣]

تعريف الأرشفة الإلكترونية

يمكن تعريف الأرشفة الإلكترونية بأنّها عملية نقل التاريخ والثقافات القديمة والآثار وتحويلها لقاعدة البيانات، والاحتفاظ بها في المنصات الخاصة بقاعدة البيانات، ومن تعريف الارشفة الإلكترونية يتبين أنها تختلف عن الأرشفة القديمة الورقية في الكثير من الأمور، وليس فقط في الوسط الفعلي ولكن تم خلق عدد كبير من العقبات القانونية والتكنولوجية أمام المساءلة العامة، وكان هنالك نقد كبير لهذه العملية النوعية التي وفرت الكثير من الجهود والأمان لحفظ المعلومات، وذلك بعد إنشاء قواعد البيانات في ستينيات القرن العشرين، وتم طرح فكرة الاحتفاظ بالأرشيف على نماذج ورقية ولكن لم يتم قبول هذه الفكرة، وخلال العقدين الأخيرين من القرن العشرين أصبحت الحكومات والوكالات الخاصة والمحاكم تنظر إلى الأرشفة الإلكترونية بأنّها تمثل تحديًا لفعالية الأعمال والمساءلة.^[٤]

بحلول القرن الواحد والعشرين بدأت الأرشفة الإلكترونية تثبت صحتها وموثوقيتها وسلامتها من التلف والتغيير وسهولة استخدامها للكثير في عملية حفظ البيانات، وبدأت رحلة الأرشفة الإلكترونية بالتطور، لتصبح أكثر أمانًا وانتشارًا، وتم تخصيص الكثير من قواعد البيانات والسيرفرات للتفاعل مع الأرشفة الإلكترونية، وتم بناء عدد كبير من المنصات والمواقع الإلكترونية لتوفير السجلات والأرشيفات للمستخدمين، ولتصبح سهلة الوصول إليها وتم توثيق كل المعالم التاريخية والحضارات والثقافات على أرشيف إلكتروني في الوقت الحالي.^[٤]

مميزات وعيوب الأرشفة الإلكترونية

ليكتمل تعريف الأرشفة الإلكترونية لا بدّ من معرفة مزاياها وعيوبها، التي تجعلها بديلًا عن طرق الأرشفة السابقة، وهذا بهدف مقارنتها مع سابقاتها من طرق، وتقييمها لتقرير إن كانت نقلة نحو الأفضل أم لا، وهذه بعضٌ من ميزات وعيوب الأرشفة الإلكترونية:

ميزات الأرشفة الإلكترونية

بعد التطور التقني الكبير في مجال نظم المعلومات والأجهزة الإلكترونية التي تعالج البيانات وتخزنها وتعرضها للمستخدمين بسهولة كبيرة، ومع انطلاق عملية الأرشفة الإلكترونية، شجع الكثير من العلماء استخدامها بسبب العديد من الميزات المختلفة، ويمكن ذكر بعض هذه الميزات فيما يأتي:^[٥]

• الحفاظ على التاريخ والتحف والآثار على شكل أرشيف وصور إلكترونية وذلك لأنّ معظم التحف والآثار المادية في حالة تآكل ودمار.
• سهولة الوصول إليها وبطرق سريعة وتوفير كل الأرشيفات والسجلات عبر الشبكة وقاعدة البيانات.
• توفير رؤية هذا المحفوظات وشرح أهميتها وأهمية الحفاظ عليها بشكل جيد.
• نشر الحضارات والوثائق الثقافية وتبادل الثقافات عبر الأرشيف الإلكتروني.

عيوب الأرشفة الإلكترونية

بعد التعرف على مفهوم الأرشفة ومعالجتها وبعد تعريف الأرشفة الإلكترونية، وعلى الرغم من ميزاتها الرائعة إلا إن لها عيوبًا لا بدّ من ذكرها خاصة وأن الكثير من التطبيقات التي تدخل فيها التكنولوجيا تجعل لها بعضًا من السلبيات والعيوب ومن هذه العيوب:^[٥]

• هدر الوقت والمال بشكل كبير أثناء عملية توثيق وكتابة الأرشيف الإلكتروني.
• يصبح احتمال دمار وتخريب القطع الأثرية أكثر خطورة أثناء القيام بعملية الأرشفة.
• كثرة استخدام وتعديل قاعدة البيانات يعرضها للتلف.
• المساءلة الدائمة والعقبات التي يواجها المؤرخون في أرشفة المناطق التاريخية والقطع التراثية.

المراجع[+]

1. ↑ "Archive", wikiwand.com, Retrieved 06-12-2019. Edited.
2. ↑ "Archival processing", wikiwand.com, Retrieved 08-12-2019. Edited.
3. ^ ^{أ ب} "information system", britannica.com, Retrieved 27-11-2019. Edited.
4. ^ ^{أ ب} "electronic records", britannica.com, Retrieved 27-11-2019. Edited.
5. ^ ^{أ ب} "What are the advantages and disadvantages of digital archiving?", quora.com, Retrieved 27-11-2019. Edited.